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2017级新生报到接待工作督导通报(二)

作者:教工部    点击:次    发布时间:2017-08-29 17:45

  为保证2017级新生报到接待工作质量,促进各项新生报到工作顺利、安全、有序、高效地进行,根据《重庆电信职业学院2017年新生报到接待方案》(以下简称《方案》)的要求,教工部组织部门工作人员通过现场查看、了解、交谈、电话等方式对全校迎新接待报到工作的全过程进行了督导检查,现将检查情况通报如下:

  一、开展有序,热情到位

  在学工部的精心组织下、各二级学院和相关职能部门的周密安排下,全体干部、教职工和学生志愿者以“不因接待而流失一个学生”为目标,遵从“热情、周到、细致、安全”的迎新指导思想,在接待工作的各个环节中,按照各自的分工,认真履行工作职责,热情接待新生及其家长,周到细致地为其服务,各项工作开展有序,接待质量较高,主要表现为:

  (一)思想高度重视,前期准备较为充分

  各部门在思想上高度重视本次迎新接待工作,将其作为事关学校发展大局的重要工作来抓。在前期准备工作中,精心策划接待方案、对各项工作任务进行了分解、责任到人,并按要求较好地完成了《方案》中划分的前期工作任务,各项工作准备较为充分,为后期接待工作的顺利进行奠定了基础。

  (二)迎新宣传氛围浓厚,采取多种措施让新生提前了解校情、院情

  缤纷的彩旗、横幅,热情洋溢的迎新欢迎辞,利用校园广播以及介绍学校、学院和相关职能部门工作的各种展板、为迎新现场营造了浓厚的迎新氛围,极大地感染了新生及其家长。各二级学院还利用自身专业特长对学院进行了宣传,使新生对校情、院情有直观地了解,以增强新生对学校的认同感。如汽车与电子工程学院将电子机器人和光电仪器带到报到现场,设计与建筑学院发挥自己专业特长设计了迎新横幅。旅游与体育学院现场用投影仪不间断播放学院宣传短片。

  (三)工作热情、到位,服务细心、周到

  在校外各个站点的接待老师和志愿者,认真履行接待工作职责,克服了高温、虫咬、食宿不便等诸多困难,坚守岗位,热情接待到站新生,为新生及其家长顺利到校发挥了至关重要的作用。

在校内接待现场,从新生下车起,到引领新生办理各种手续,直至引导新生入住宿舍等各个环节,都体现出浓郁的“热情、周到、细致、安全”的人文关怀。新生初到校园,对环境、道路、报到手续等均不熟悉,志愿者们引领学生到报道点报到、缴费、办理一卡通、到公寓领取床上用品和入住。迎新志愿者表现出高度和热情和责任感,他们在接待完一个新生后又马不停蹄地去接待其他新生,正是他们的辛苦付出,使新生及其家长刚下车便感受到学校的热情;学校治安服务队、安保人员坚守岗位,认真维护报到现场秩序、指挥各种车辆行驶和到指定位置停放,并及时查处校内违规违章车辆,有效地维护了报到场及校园道路的安全与秩序;总务部今年特地安放了几台冷风机和强力风扇在报到大厅,并向学生、家长免费提供绿豆汤。学工部设立家长返程乘车点,为家长返程提供方便。总之,教职工和学生志愿者热心接待前来办理手续的新生,为新生及其提供了周到的服务。

  (四)创新接站流程,做好新生到校前的沟通交流

  在此次迎新过程中,依照报到流程,新生持带有条形码的录取通知书到重庆校外接站点,一扫条形码后,新生的有关情况、所在位置就全部出现在迎新系统中,方便在校迎新教师和志愿者提前了解报到新生动态,做好迎新准备,提高了迎接工作效率。此外,各部门在报到现场间互通信息,及时沟通、反馈问题,较好的避免了一些疏漏的发生。

  (五)处理问题及时,各项工作开展顺利

  针对27日迎新工作中出现的问题,相关部门也做出了相应的整改,如:在新生接待点的电脑显示器后张贴了统招学生和五年制大专学生专用窗口的提示;总务部也及时对饮水进行了更换,添加了引用一次性水杯,并为学生、家长提供了免费的绿豆汤。

  二、存在问题

  (一)报到大厅较为拥挤、炎热

  考虑到各项新生报到工作的一体性,在布置场地时,所有的迎新报到点均集中在图书馆大厅,但由于新生报到时间较为集中,而新生报到和财务缴费都集中在大厅中央,加上天气炎热,很多家长也集中在大厅冷风机旁乘凉,使得大厅显得拥挤;轨道交通学院、经济与管理学院,汽车与电子工程学院三个学院接待处背对玻璃窗,下午太阳直射,温度较高,甚至还有部分工作人员出现身体不适等情况。

  (二)部分迎新人员责任意识较为薄弱

  存在着少数教职工工作不到位、精神面貌不振、纪律松散、态度不好现象。亦有少数志愿者岗位意识不强,如对接待工作流程及相应事项不熟悉,主动性不足。存在有部分新生因未得到及时报名引导,而在报到现场乱转的现象。

  (三)工作细节处置不够周全

   鉴于很多外省的学生对到我校的具体位置以及路线不是很清楚,为方便学生、家长,在《新生手册》服务篇中列出了新生报到路线,但由于重庆北-大足南高铁运行时间发生变动,与《新生手册》中的高铁运行时间不一致,使得部分学生、家长错过乘车时间;在学生宿舍安排过程中,4人间安排完后,学生就安排到6人间,而大部分学生对住6人间很不满意;在新改建的3+4寝室中,学生入住后无床。

  (四)部分校外接待站点的布置与安排不够合理

  在校外接待站点凳子、桶装水、纸杯、防暑药品配备不够,导致部分站点家长和学生在等待报到接送车辆的过程中未能较好的得到休息;志愿者的安排不够合理,部分接待站志愿者人数不够。如陈家坪汽车站出站口离进站口较远,今年安排两个志愿者略显不够;培训时,未告知志愿者晚上住重庆,志愿者未带换洗衣服,导致志愿者心有不满,影响工作情绪。

  三、几点意见、建议

  (一)认真进行工作总结,形成接待工作固定程序

  上述接待工作存在的问题,大多是由于部分工作准备不充分、工作细节处置不周全。为此,建议今后在迎新前组织迎新人员召开迎新工作会议,推演迎新流程,明确各迎新部门负责内容与工作流程,对迎新过程中可能存在的问题及时进行预想并制定相应的改进措施,从而形成固定、有效的接待工作程序。

  (二)进一步加强迎新工作人员工作纪律和责任感的教育

  从总体上看,绝大多数人员对迎新工作是尽职尽责的,但存在少数教职工和学生志愿者工作不到位、岗位意识和主动性不强的现象。新生接待工作面对的是全体新生和他们的家长,任何接待上的疏忽和工作上的不细致,都可能导致新生对学校产生负面看法,从而影响学生报到。各部门需在今后的新生接待工作中,进一步加强对教职工和学生志愿者的工作纪律和责任感教育,避免因少数接待人员工作的不到位而流失学生。

  (三)改善校外接待站老师和学生志愿者的工作条件

  校外接待站的老师和志愿者承担了将新生及其家长顺利接送到学校的重要任务,其工作时间较长、天气炎热,整个接待工作的辛苦程度甚过于校内接待站。建议在现有条件下,尽量配足凳子、桶装水、纸杯、防暑药品以及遮阳棚等、进一步改善各接待站点的工作条件。在满足老师和志愿者工作需要的同时,也可供新生及其家长等车时休息、调适身体。绝大多数志愿者的工作是勤奋、努力的,在整个接待工作中起到了不可替代的重要作用。关心、爱护志愿者,安排好他们的住宿、用餐,不仅是肯定他们的工作,进一步调动其工作积极性的需要,也是人才培养工作的需要。

 

 

                                                         教工部

                                                     2017年8月29日


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