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2017级新生报到接待工作督导通报

作者:教工部    点击:次    发布时间:2017-08-28 17:39

  为保证2017级新生报到接待工作质量,促进新生报到接待工作的顺利进行,实现“不因接待而流失一个学生”的总体目标,根据《重庆电信职业学院2017年新生报到接待方案》(以下简称《方案》)的要求,教工部对各责任部门需在8月27日以前完成的前期准备工作及新生报到第一天的迎新工作进行了督导检查,现将检查情况通报如下:

  一、前期准备工作完成情况

  从前期督察情况来看,绝大多数部门如期完成了《方案》中规定的迎新工作任务,分配合理、落实到位、细致周全,为新生报到工作的顺利进行奠定了良好的基础,具体情况如下:

  (一)任务布置提前、到位

  根据《方案》,8月26日前,各二级学院(部)、职能部门结合本部门工作实际对接待人员、电话联系已录新生、招募、培训迎新志愿者、准备专业展板资料等各项迎新工作任务提前进行了布置、安排,并由部门领导组织部门全体迎新人员召开了迎新前的动员大会,着重强调了接待期间的注意事项与工作安排,以确保责任到人,落实到位,服务到家。

  (二)工作准备充分、细致

  各二级学院(部)提前完成了迎新志愿者的招募、培训、现场报到接待人员的安排、报到宣传资料的准备等工作;校务部如期完成了龙头寺火车站、汽车站,菜园坝火车站、汽车站,陈家坪汽车站,在大足南站(邮亭火车站)、双桥客运站、大足汽车站、大足客运中心,渝蓉高速(龙水湖)、成渝高速(邮亭)等10余个接待站点的现场接洽、布置工作;教学部完成了报到程序流程图与程序单的制作工作,并对新生进行了分班编号;学工部根据《方案》,完成了招募、培训接待站点教职工以及校级迎新志愿者,提供周边住宿信息、安排现场巡逻、值班人员以及设计新生报到绿色通道等相关工作;财务部完成了联系银行、准备收费资料的相关工作;总务部负责完成了新生宿舍的安排、检查、维护、卫生清理、新生报到场地的划分、现场桌椅、电扇、电源、灯光的布置、桶装水,纸杯、防暑药品的提供、医疗点的安排、以及家长用餐安排、学生床上用品和生活用品的发放等相关工作;招生就业与对外合作部、教育信息化部分别按期完成了新生数据库及名册的提供和报到现场网络的连接工作。各部门各司其职,齐心协力,环环相扣,准备工作处处体现着充分、细致。

  (三)现场宣传多样、新颖

  各迎新部门如期完成了部门迎新展板资料的撰写、提交工作;校务部也于8月26日前完成了“收费公示”、“学院介绍”、“专业介绍”、“课程介绍”等12块展板资料以及上百个横幅标语、指示路牌、彩旗等的交付与现场布置工作。从报到场的布置情况来看,各学院(部)宣传形式多样、新颖。汽车与电子学院将电子机器人带到了报到现场;旅游与体育学院现场准备了投影仪不间断播放学院宣传短片;设计与建筑学院发挥专业特长自己设计了迎新横幅等。格式各样的宣传手段,重点突出、特色鲜明,十分抓人眼球,使得报到现场十分热闹。

  二、新生报到第一天各项工作开展情况

  27号,新生迎接工作正式开始,在校外站点的接待老师和志愿者,认真履行接待工作职责,克服了高温天气、食宿不便等诸多困难,坚守岗位,热情接待到站新生,为新生及其家长顺利到校发挥了至关重要的作用。通过QQ和微信群,使各接待站点师生能及时在群中互通信息,如有多少人几点上车、几点出发等等,进一步确保了接待工作的顺利完成。

  在校内接待现场,从新生下车起,到引领新生办理各种手续,直至引导新生入住宿舍等各个环节,都体现出浓郁的“热情、周到、细致、安全”的人文关怀。当运送新生的车辆一到报到现场,各二级学院的学生志愿者便迅速举着本学院的标牌来到车辆旁,使新生及其家长刚下车便感受到学校的热情,并很快地明确了报到流程;学校安保人员坚守岗位,认真指挥各种车辆行驶和到指定位置停放,并及时查处校内违规违章车辆,确保了交通道路安全;各职能部门和二级学院分别做好了审核新生入学资格、打印报到程序单、注册、缴费、医疗服务、咨询、就餐、饮水以及周边住宿推荐等服务。总之,教职工和学生志愿者热心接待前来办理手续的新生,为新生及其家长提供了周到的服务。

  三、存在问题

  (一)新生报到时间不统一

  《方案》中的新生报到时间为8月28日-8月29日,然而部分《录取通知书》中的新生报到时间为8月27日-8月28日。尽管各部门对现场迎新工作进行了提前布置,但由于报到时间的不统一、现场布置未能及时跟上,还是导致部分“提前”报到的学生不能及时办理入学手续。

  (二)迎新路牌、路标未能提前完成布

  根据《方案》要求,路牌、路标的现场布置工作需在8月23日前完成,但由于广告公司8月25日才交付制作材料,导致新生接待工作开始后,部分路牌、路标未能安装到位,少数学生、家长无法及时获取方向信息。

  (三)工作纪律有待加强

  存在着少数教职工和学生志愿者工作不到位、主动性不足、精神面貌不振、纪律松散、态度不好现象。亦有少数志愿者岗位意识不强,如对接待工作流程及相应事项不熟悉。

  (四)工作细节处置不够周全

  迎新期间正处于高温,部分校外接待点无防暑物品。校内报名点虽然安放了饮水设备,但是未及时换水及增加水杯;新生报到处无标识,很多学生及家长在排队到窗口时,被告知应在另一个窗口办理,给学生及家长带来不便;设计与建筑学院在《新生手册》中公示的专业与实际的专业不相符,建筑室内设计(VR虚拟现实技术方向)和艺术设计(游戏动画与制作方向)这两个专业校企合作收费也没有在新生手册中体现,学院为此对学生及家长做了大量的解释工作;由于前期在招生宣传时未对床上用品是否必须购买做明确说明,报到时部分学生自带了床上用品,但缴费中含有学生床上用品费用,使得部分不想使用学校的床上用品学生、家长较为不满。

  四、几点意见、建议

  (一)认真做好工作总结

  上述接待工作中存在的问题,大多是由于相关工作准备不够充分及工作细节处置不周全。为此,建议各部门对目前的接待工作进行认真总结,针对存在的问题制定相应的改进措施,在深入思考各接待环节人员安排、工作任务、纪律要求、注意事项等的基础上,形成有效的接待工作固定模式。

  (二)提前做好工作准备

  按计划学校的统一报到时间为8月28日-8月29日,但由于部分通知书报到时间为8月27日-8月28日,考虑到提前到校准备部分学生与家长选择了提前到校报到,但学校8月25日下午才陆续确定各部门新生报到工作位置,8月26日上午才着手布置现场直至8月27日上午才全部布置完成,使得8月27日上午的报到略显混乱,部分办理点的工作效率不高。建议今后在官方报到时间前1-2天内完成所有校内报到场的准备工作,包括宣传海报、指示标识的张贴悬挂、工作地点及工作设备的安排布置等工作,这样既可以避免因学生提前报到所带来的手忙脚乱,也可以在正式报到前查漏补缺,使报到工作顺利进行。

  (三)进一步加强接待工作人员的工作纪律和责任感教育

  从总体上看,绝大多数人员的接待工作是尽职尽责的,但存在少数教职工和学生志愿者工作不到位、岗位意识和主动性不强的现象。新生接待工作面对的是全体新生和他们的家长,任何接待上的疏忽和工作上的不细致,都可能导致新生对学校产生负面看法,从而影响他们在学校安心学习。各部门需在今后的新生接待工作中,进一步加强对教职工和学生志愿者的工作纪律和责任感教育,避免因少数接待人员工作的不到位而影响接待工作的整体质量。

  (四)改善校外接待站老师和学生志愿者的工作条件

  校外接待站的老师和志愿者承担了将新生及其家长顺利接送到学校的重要任务,其工作时间较长、天气炎热,整个接待工作的辛苦程度甚过于校内接待站。建议在现有条件下,尽量配足凳子、桶装水、纸杯、防暑药品以及遮阳棚等、进一步改善各接待站点的工作条件。在满足老师和志愿者工作需要的同时,也可供新生及其家长等车时休息、调适身体。

 

     教工部

                                                  2017年8月28日


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